sábado, 5 de noviembre de 2011

Manual de Hojas de Calculo con Calc de OpenOffice


MANUAL DE HOJAS DE CÁLCULO CON CALC DE OPENOFFICE

- Elabora hojas de cálculo como un recurso para el manejo de información y la solución de problemas del ámbito escolar y cotidiano.

 Reconoce la aplicación de las hojas de cálculo y las ventajas de su uso.

Hoja de Cálculo
Una hoja de cálculo es un programa que permite manipular datos numéricos y alfanuméricos dispuestos en forma de tablas compuestas por celdas (las cuales se suelen organizar en una matriz bidimensional de filas y columnas). La celda es la unidad básica de información en la hoja de cálculo, donde se insertan los valores y las fórmulas que realizan los cálculos. Habitualmente es posible realizar cálculos complejos con fórmulas y funciones y dibujar distintos tipos de gráficas.

Calc de OpenOffice
OpenOffice.org Calc es una hoja de cálculo Open Source y software libre compatible con Microsoft Excel. Es parte de la suite ofimática OpenOffice.org. Como con todos los componentes de la suite OpenOffice.org, Calc puede usarse a través de una variedad de plataformas, incluyendo Mac OS X, Windows, GNU/Linux, FreeBSD y Solaris, y está disponible bajo licencia LGPL. (Wikipedia)

Ventajas
- Facilidad de manejo de la información.
- Sencillez en la operación de los datos.
- Actualización automática de los resultados.
- Herramientas diversas para el tratamiento de la información…

Aplicación
Las hojas de cálculo tienen utilidad dentro de los pequeños negocios u organizaciones hasta las más grandes, realizando pequeños formatos para el registro, procesamiento e impresión de la información hasta elaborados, organizados, grandes y sofisticados formatos.

Hojas de cálculo existentes
  • Calc, integrada en OpenOffice.org
  • Microsoft Excel, integrada en Microsoft Office
  • Gnumeric, integrada en Gnome Office
  • Numbers, integrada en iWork de Apple
  • Lotus 1-2-3 integrada en Lotus SmartSuite
  • StarOffice Calc, integrada en StarOffice.
  • Corel Quattro Pro, integrada en WordPerfect.
  • KSpread, integrada en KOffice, paquete gratuito de Linux.


Planea la hoja de cálculo con base en las características del problema a resolver.

Para planear una hoja de cálculo
Identificar la problemática a resolver
Determinar la información a registrar, las operaciones involucradas y los resultados deseados.
Elaborar un esquema que distribuya los elementos con los que se trabajara y los espacios requeridos.

Describe el entorno de trabajo de la hoja de cálculo.

Ruta de acceso
Menú aplicaciones, Oficina, OpenOfice.org 3.2, OpenOfice Calc.




Elementos de la ventana de Calc.




1. Barra de título: contiene el nombre de la aplicación, el nombre del archivo de hoja de cálculo, los botones maximizar, minimizar, restaurar y cerrar.
2. Barra de menú: clasifica los comandos que se pueden ejecutar en la aplicación subclasificados en submenús y a su vez nuevamente subclasificados por líneas.
3. Barra de herramienta estándar: contiene los comandos más utilizados en la aplicación.
4. Barra de herramienta formato: contiene los comandos para modificar las características del texto.
5. Barra de formula: Permite introducir y modificar formulas.
6. Barra de estado: Muestra información acerca de la hoja actual.
7. Cuadro de nombre: Muestra la dirección o referencia de la celda activa.
8. Celda activa: Marca la celda seleccionada, la celda lista para emplear.
9. Barras de desplazamiento: Permite el desplazamiento a lo largo y ancho de la hoja.
10. Hojas de cálculo: Muestra los nombres de las hojas del libro.
11. Zoom: Permite ampliar o reducir el tamaño con que se muestra el documento en la pantalla.


Libro
A los archivos generados en un programa de Hojas de cálculo, se le da el nombre de libro, la extensión con que se graba para Calc es .ods.

Hoja
Al igual que en un libro los libros de una hoja de cálculo agrupan hojas, esta separación por hojas es un segundo nivel de ordenación después del nombre del archivo.

Fila
Como en las hojas de un libro, un elemento que las compone son las líneas, sucede lo mismo en una hoja de cálculo. Las líneas son denotadas con un número ascendente.

Columna
Más parecido a un libro contable, en las hojas de cálculo se manejan columnas, las cuales están denotadas con las letras del abecedario.

Celda
Las celdas son la intercepción de una fila con una columna, para denotar una celda se utiliza el número de la fila y la letra o letras de la columna.

Para crear un archivo de hoja de cálculo tienes tres  opciones:
- Al abrir Calc se genera automáticamente un archivo de hoja de cálculo.
- Archivo / nuevo.
-Botón Nuevo.
 


Tipos de datos
Etiquetas: Permiten titular, identificar o comentar los datos.
Valores: son cantidades numéricas positivas, negativas o fracciones.
Fechas y hora: Se utilizan para llevar el registro de tiempos.

Selecciona elementos de la hoja de cálculo
Para realizar operaciones se requiere seleccionar celdas, por tal razón te mencionamos los siguientes procesos de selección.

Para seleccionar:
Una celda: Clic izquierdo del ratón sobre la celda deseada o desplazarse con las flechas del teclado.
Un rango de celdas: seleccionamos la celda inicial y mantenemos presionado el botón izquierdo del ratón hasta la celda final, con teclado selecciona la tecla inicial, presiona la tecla shift, y utiliza las teclas de dirección para ubicarte en la celda final.
Celdas no adyacentes: selecciona la celda inicial, presiona la tecla Ctrol y da clic sobre las celdas no adyacentes que desees.
Filas: Da clic izquierdo sobre el numero de la fila, puedes presionar shift o control para selección adyacente o no adyacente de las filas.
Columnas: da clic sobre la letra(s) de la columna, puedes presionar shift o control para selección adyacente o no adyacente de las columnas.
Todas las celdas de una hoja: Control + E.


Para Insertar filas
 Sigue uno de estos procedimientos:

- Insertar una fila:
Selecciona una celda situada en la fila por encima de la que desea insertar la nueva fila. Por ejemplo, para insertar una fila encima de la fila 7, haz clic en una celda de fila 7.

- Insertar varias filas:
Selecciona las filas situadas por encima de las que deseas insertar las nuevas filas. Selecciona el mismo número de filas que deseas insertar.

- Insertar filas no adyacentes:
Mantén presionada la tecla Ctrl mientras seleccionas las filas no adyacentes.


Para insertar columnas
Sigue uno de estos procedimientos:

- Insertar una única columna:
Selecciona la columna o una celda de la columna situada inmediatamente a la derecha de la posición en la que deseas insertar la nueva columna.

Por ejemplo, para insertar una nueva columna a la izquierda de la columna A, haz clic en una celda de la columna A.

- Insertar varias columnas:
Selecciona las columnas situadas inmediatamente a la derecha de donde deseas insertar las nuevas columnas que deseas insertar las nuevas columnas. Selecciona el mismo número de columnas que deseas insertar. Por ejemplo, para insertar cinco columnas, selecciona cinco columnas.

- Insertar columnas no adyacentes:
Mantén presionada la tecla Ctrl mientras seleccionas las columnas.

Insertar celdas en blanco
1. Selecciona la celda o el rango de celdas en las que deseas insertar las nuevas celdas en blanco.
2. Selecciona el mismo número de celdas que deseas insertar.
3. Menú insertar / celdas…
4. Especifique el desplazamiento.






Eliminar celdas filas o columnas
1. Selecciona las celdas, filas o columnas que deseas eliminar.
2. Botón derecho del ratón sobre la selección.
3. Selecciona Eliminar filas, columnas o Eliminar.

Emplea los comandos de la hoja de cálculo para procesar información:

Para capturar información
-Selecciona la celda
- Escribe la información.
- Presiona Enter o Tab para fijar el valor o presiona Alt + Tab para agregar una fila en la celda.

Para editar datos
- Doble clic izquierdo sobre la celda a modificar o selecciona la celda y modifica en la barra de Formulas.

 Aplica referencias relativas y absolutas.

Referencias relativas
Cuando escribimos una fórmula, cualquiera que sea, podemos evitar escribirla muchas veces por medio del punto de autorellenado, que está en la celda seleccionada abajo a la derecha. Si nos ubicamos en la celda que contiene la fórmula, y acercamos el mouse a ese punto hasta que el puntero se transforma en una cruz finita y negra, puede apretarse el botón sin soltarse y "arrastrar" la fórmula al resto de las celdas. Cuando esto se hace de arriba para abajo, el número de la fila de la celda inicial se va incrementando en uno, y la letra de la columna queda fija. O sea que si la primera celda (la que contenía la fórmula), era c2, el autollenado celda por celda va siendo c3, c4, c5,…, c7, (suponiendo que la última sea c7). Si lo mismo se hace, por ejemplo, de izquierda a derecha, ocurre al revés. El número de la fila queda fijo, pero aumenta en uno la letra de la columna. O sea que si la primera celda (la que contenía la fórmula), era c2, el autollenado celda por celda va siendo d2, e2, f2,…, j2, (suponiendo que la última sea j2). (Wikipedi)

Referencias absolutas
Muchas veces ocurre que un valor en una celda debe afectar a varios valores que se encuentran en otro grupo de celdas. Por ejemplo, en una celda puede haber un precio que debe multiplicar a varias cantidades que se encuentran en otras celdas; o un porcentaje (de descuento o de incremento) debe multiplicar a varios importes que están en otro rango de celdas. Para poder utilizar la celda de precios, por ejemplo, para realizar las multiplicaciones, no podríamos autollenar la fórmula de multiplicación para todas las celdas. ¿Por qué?, porque como el número de la fila aumenta (es relativa), ya la celda del precio no multiplicaría a todos los números. Entonces, cuando se tiene que multiplicar un número en una celda por varios números que están en otras celdas, lo que conviene es inmovilizar la celda que contiene el precio. Esto se llama hacer una celda o referencia absoluta. Hay dos maneras de hacer esto. La primera es colocar el cursor (con el mouse o las teclas de dirección) delante de la celda que se quiere inmovilizar y pulsar la tecla F4. Supongamos que nuestro precio se encuentra en la celda b1 y la deseamos multiplicar por una primera cantidad de artículos que está en la celda c5. Cuando escribamos esa primera fórmula quedará =b1*c5. Para inmovilizar la celda b1 que tiene el precio por artículo, colocamos el cursor delante de la celda b1 (es decir entre el signo "=" y la "b" de b1) y después de pulsar la tecla F4, la fórmula quedará: =$b$1*c5, con lo cual ya la celda b1 está inmovilizada y al autollenar, no se modificará ni la letra "b" de la columna, ni el número 1 de la fila. Hecho esto, todos los números c5, c6, c7,…. Quedarán multiplicados por lo que hay en b1.
La otra manera de hacerlo es directamente tipear el signo $ delante de la b y el mismo signo delante del número 1 al escribir la fórmula. Del mismo modo anterior, la fórmula se podrá autollenar al resto de las celdas. (Wikipedia)


Genera series.

Para genera series

Numéricas
- Agregue un número que se incremente o decremente en al menos dos celdas adyacentes, seleccione las dos celdas, ubique el indicador del ratón en la parte inferior derecha del rango seleccionado, cuando se convierta en una cruz negra arrastre a la dirección que le convenga.

Nombre del día de la semana o de los meses.
- Escriba el nombre de la semana o mes con que desea iniciar la serie, ubique el apuntador del ratón en la parte inferior derecha de la celda y arrastre en la dirección que más le convenga.




Emplea fórmulas y funciones.

¿Qué es una formula?
Una formula está compuesta por operandos y operadores, los cuales generan un valor resultante en la celda donde se encuentra.

Ejemplos:
=2+3
=(B2+B3+B4)/3

Funciones
Son formulas que se encuentran predefinidas, tienen un nombre que las diferencia de las demás, suelen solicitar parámetros y regresan un valor.

Ejemplos
=Suma(2,3)
=Suma(B2,B3)
=hora()

Tipos de operadores

Operadores aritméticos
+          Resta
*          Multiplicación
/          División
%         Porcentaje
^          Exponenciación


Operadores de comparación
=          Igual a
>          Mayor que
<          Menor que
>=        Igual o mayor que
<=        Igual o menor que
< >       Diferente de

Prioridad de operadores
Cuando se ejecuta una formula se toma en cuenta la prioridad de los operadores por lo cual considera la siguiente lista:

: (dos puntos) (un espacio), (coma)       Operadores de referencia
( )                                                                 Paréntesis
%                                                                 Porcentaje
^                                                                  Exponente
* y /                                                            Multiplicación y división
+ y -                                                             Suma y resta
&                                                                  Conecta dos cadenas de texto (Concatenación)
= < > <= >= < >                                          Operadores de comparación


Código de error en OpenOffice.org Calc
La siguiente tabla contiene algunos de los mensajes de error para OpenOffice.org Calc. Si el error ocurre en la celda que contiene el cursor, el mensaje de error esta mostrado en la Barra de Estatus.

Código de error
Mensaje
Explicación
501
Carácter no válido
Caracteres en una formula no es válida.
502
Argumento no válido
Argumento no válido; por ejemplo, un número negativo en la función de raíz.
508
Error en los paréntesis
Falta un paréntesis; por ejemplo, si se ha especificado el paréntesis derecho pero no el paréntesis izquierdo
509
Falta un operador
Falta un operador; por ejemplo, en "=2(3+4) * " falta el operador entre "2" y "(".
510
Falta una variable
Falta una variable; por ejemplo, cuando aparecen dos operadores juntos "=1+*2".
522
Referencia circular
La fórmula hace referencia de forma directa o indirecta a sí misma.
532
#DIV/0!
División por cero
Operador divisor / si el denominador es 0


Algunas funciones

SUMA: Devuelve la suma de los parámetros.

Sintaxis
SUMA(número1, número2,… son de 1 a 255 argumentos cuyo valor total o suma deseas obtener.

Ejemplo:
=SUMA(B4:E10)

PROMEDIO: Devuelve el promedio de los argumentos.

Sintaxis
PROMEDIO(número1, número2,…) Número1, número2,… argumentos numéricos.

Ejemplo
=PROMEDIO(B4:E10)

MODO: Devuelve el el avlor que más se repite en una matriz o rango de datos.

Sintaxis
Moda(número1, número2,…)

Ejemplo
=MODA(B4:E10)

MEDIANA: Devuelve la mediana de los números.

Sintaxis
MEDIANA(Número1, Número2,…)

Ejemplo
=MEDIANA(B4:E10)


Asistente de funciones
El empleo del Asistente es una excelente opción para familiarizarte con las funciones, ya que proporciona una lista de las funciones disponibles agrupadas en categorías: financieras, lógicas, texto, fecha y hora, búsqueda y referencia, etc.

Para acceder al cuadro de dialogo asistente de función, en la barra de formulas presiona.





Valida los datos de entrada.

Valida los datos de entrada
En ocasiones al emplear una hoja de cálculo para resolver un problema, es necesario que los usuarios introduzcan o proporciones datos para realizar los cálculos y obtener los resultados de salida, por lo que es conveniente asegurar que los datos de entrada sean válidos.

En caso de considerarse necesario proporciona al usuario ayuda, instrucciones y mensajes para:
- Registrar la entrada de datos a un rango determinado.
- Limitar las opciones de entrada mediante el uso de una lista.
- Introducir sólo números enteros positivos, etc.

Por ejemplo, si requieres introducir una calificación, puedes validar que el dato de entrada sea un número entero comprendido entre 0 y el 10.

Procedimiento para validar datos de entrada
1. Selecciona las celdas que contienen los datos a validar.
2. Activa el menú Datos / Validez…
3. En el cuadro de dialogo, en la pestaña criterios, especifica que permitir, como se compararan los datos y el (los) limite(s).


  


4. En la pestaña “Ayuda de entrada”, asigna un titulo y la ayuda de qué información introducir para quien capturara la información



5. Para en caso de que la información sea incorrecta, activa la pestaña “Mensaje de error”, e introduce una acción, asigna un titulo para el mensaje de error, en mensaje de error detalla en que consistió el error.

        

6. Al ubicarte sobre las celdas validadas aparecerá el mensaje de Ayuda de entrada, al acabar de introducir los datos, si son incorrecto se activara el mensaje de error.


Ordena datos de la hoja de cálculo.

Procedimientos para ordenar datos
Para ordenar un rango de celdas puedes elegir una de estas opciones:
- Menú Datos / Ordenar
- Botones de orden ascendente y descendente.

     
Elabora y edita gráficos con las características solicitadas.

Crear un gráfico
1. Organiza en la hoja de cálculo los datos con que deseas trazar el gráfico.
2. Selecciona las celdas que contienen los datos a graficar.
3. Menú Insertar / grafico o el botón.


4. Especifica el tipo de grafico.
5. Confirma el rango de datos a graficar.
6. Configura los datos para cada serie.
7. Especifica títulos, leyendas y configuración de cuadricula y finalizar.


    

Edita gráficos
Para modificar algunas características de la grafica, utiliza la barra Formato.
- Selecciona elementos gráficos.
-Formato de selección.
- Tipo de grafico.
- Datos del grafico.
- Mostrar u ocultar cuadricula horizontal.
- Mostrar u ocultar leyenda.
- Escala de texto.
-Diseño automático.


 Da formato a la hoja de cálculo.

El formato de una hoja de cálculo tiene que ver con su apariencia o con su presentación.
Permite:
- Visualizar rápidamente la estructura y contenido de la hoja.
- Leer y usar de forma eficiente la información de la hoja: identifica rápidamente datos como títulos, subtitulos, resultados e información importante.

Cambia el alto de fila
1. Selecciona la(s) fila(s) que deseas cambiar el alto.
2. Menú Formato / Fila / Alto…
3. Especifica la altura y aceptar.

  

Cambiar alto de fila mediante el mouse
Sigue uno de estos procedimientos, dependiendo de la acción que requieras realizar:
- Cambiar el alto de una fila, Arrastra el borde inferior del encabezado de fila hasta que la fila tenga el alto que desees.
- Cambiar el alto de varias filas, selecciona las filas que deseas cambiar y arrastra el borde inferior de uno de los encabezados de fila seleccionados.
- Cambia el alto de todas las filas, haz clic en el botón seleccionar todo y arrastrar el borde inferior de cualquier encabezado de fila.

Alinea texto en una celda
Para alinear el texto dentro de una celda realiza el siguiente procedimiento.
- Selecciona la celda o celdas.
- Menú Formato / Celdas... / Pestaña alineación.
- Especifica la alineación horizontal y vertical y acepte.


Combina celdas
- Seleccione las celdas a combinar.
- En la barra de formato active el botón combinar celdas.


Divide celdas (Previamente combinada)
1. Selecciona la celda combinada.
2. Desactive el botón combinar celdas.


Da formato a números
Calc permite asignar a los números un formato especial, por ejemplo: numero con separadores de miles, con determinadas cifras decimales, con signo de moneda, porcentaje, fracción, etc.
El formato de un numero permite identificar rápidamente a qué tipo de dato se refiere y entender mejor la información de la hoja, no obstante, independientemente del formato que apliques, el contenido de la celda permanece intacto, tal como lo puedes apreciar en la barra de formulas.

Aplicar o cambiar el formato de un número
- Selecciona las celdas a las que aplicaras el formato numérico.
-Menú formato / Celdas…
- Especifica la categoría, el formato, el lenguaje… y acepte.

    
 Imprime la hoja de cálculo en caso de ser requerido.

Imprime una hoja de cálculo o libro
Antes de imprimir una hoja de cálculo, recuerda revisar su formato, contenido y ortografía, además de obtener una Vista preliminar para verificar que la distribución de la información y los márgenes sean los adecuados.

Vista preliminar
Para activar la vista preliminar:
- Activa de la barra estándar el botón.


- Menú archivo / Vista preliminar.

Imprimir una hoja de cálculo o libro
- Menú Archivo / Imprimir.
- Especifique que imprimir
* Todas las hojas
* Hojas seleccionadas.
* Celdas seleccionadas.



Protege la información de la hoja de cálculo con contraseñas.

Oculta filas o columnas
1. Selecciona la(s) fila(s) o Columna(s).
2. Activa el menú contextual de los encabezados de las filas o columnas.
3. Selecciona Ocultar.



Mostrar filas y columnas ocultas
1. selecciona las filas o columnas donde se encuentras las filas o columnas ocultas.
2. activa el menú contextual sobre los encabezados o filas seleccionados.
3. Del menú contextual selecciona Mostrar.
Bloquear / desbloquear celdas o rangos
1. Selecciona cada celda o rango que deseas Proteger / desproteger.
2. En la pestaña Protección de celdas, habilita / deshabilita Protegido y acepta.


Oculta fórmulas:
1. Selecciona cada celda o rango que deseas Proteger / desproteger.
2. En la pestaña Protección de celdas, habilita / deshabilita Ocultar formulas.
3. Protege la hoja.

Proteger hoja
Para cuidar de no eliminar o cambiar el nombre de las hojas accidentalmente, realiza lo siguiente:
- Menú Herramientas / Proteger documento / Hoja…
- Introduce la contraseña y confírmala volviéndola a introducir.

     

Proteger documento
Para cuidar de no eliminar, cambiar de nombre, insertar o mover hojas, realiza lo siguiente:
- Menú herramientas / Proteger documentos / Documento…
- Introduce la contraseña y confírmala volviéndola a introducir.


    
Proteger el Archivo
Para evitar que otras personas no autorizadas accedan a tu información, realiza la siguiente instrucción:
- Menú Archivo / Guardar como…
- Habilita la casilla de guardar con contraseña, asigna nombre al archivo y acepta.
- Introduce la contraseña y confírmala, volviendo a introducirla.